6 апреля 2015 года подписан Федеральный закон № 82-ФЗ об отмене обязательного наличия печати у юридических лиц. С выходом этого закона были внесены изменения в законодательные акты, содержавшие требования о применении печати. Если организация планирует использовать фирменную печать в своей деятельности, указания об этом должны быть в уставе. Юридические лица могут заменить печать электронной подписью, специально разработанным фирменным бланком, голографической печатью, хотя в законе нет требований о какой-либо замене. Индивидуальные предприниматели по-прежнему могут работать без печати.

Организации, предпочитающие сохранить фирменную печать, используют ее оттиск для подтверждения юридической значимости документов вместе с подписью руководителя. Также печать ставят на контракты и договора, в том числе трудовые. Записи в трудовых книжках сопровождаются печатью предприятия.

Печати и штампы организации должны находиться под контролем, обычно они хранятся у ответственного сотрудника, который следит за их использованием и отслеживает перемещением этих инструментов. Документом, служащим основанием для передачи печати, является акт приёма-передачи. Этим актом печати и штампы могут быть переданы во временное распоряжение должностного лица организации или перейти к новому сотруднику, на которого возложена обязанность хранить печать.

Оформление акта приема-передачи печати

Акт становится документальным подтверждением факта передачи фирменной печати. Унифицированной формы этого акта нет, поэтому каждая организация может самостоятельно избрать форму документа. При этом рекомендуется соблюдать общепринятые нормы составления акта приема-передачи печати, что не исключает внесения специфических особенностей конкретной организации. Акт приема-передачи печати является внутренним документом, предназначенным для упорядоченного использования и избегания несанкционированного применения печати.

При оформлении и подписании акта приема-передачи печати важно соблюсти формальности. В акте обязательно должна присутствовать следующая информация:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника, на хранении у которого находились печати и штампы организации.
• Причина, по которой печать передается другому сотруднику организации. Необходимость в передаче печати может возникнуть в случае отпуска, длительной командировки, болезни, увольнения или перехода на другую должность.
• Информация о сотруднике, которому передается печать организации (фамилия, имя, отчество, должность).
• Указание о времени, на которое печать передается, если передача носит временный характер.

Акт приема-передачи заверяют оттиском передаваемой печати. Документ должен быть в обязательном порядке подписан руководителем организации. Желательно, чтобы печать была передана в присутствии директора, который своей подписью заверит факт передачи.

Документ, зафиксировавший прием-передачу печати и штампов организации, должен храниться в течение трех лет. Эта предосторожность позволит избежать недоразумений, если выяснится, что печатью были заверены ненадлежащим образом оформленные или незаконно составленные документы. За использование печати и ее сохранность несет ответственность должностное лицо, принявшее право распоряжения этим инструментом для заверения документов организации.

В случае перехода печати от одного ответственного лица к другому данный факт оформляется актом приема-передачи печати. В статье рассказывается, каково его назначение и как составить акт приема-передачи печати. По ссылке в статье можно скачать образец акта приема-передачи печати.

Из статьи вы узнаете:

Каково назначение акта приема-передачи печати

Несмотря на возникновение электронных аналогов, печати и штампы в современном делопроизводстве сохраняют широкое распространение.

Несколько лет назад законодательство упростило процедуру использования оттисков штемпельной продукции, сделав ее необязательной для ряда юридических лиц. К ним относятся все коммерческие организации любого вида деятельности и формы организации бизнеса: крупного, среднего или малого.

Порядок использования штемпельной продукции в рамках учетной политики отдельного производства является исключительно добровольным и должен быть закреплен локальными-нормативными актами .

Частные предприниматели (ПБЮЛ, ИП и т.д.) и раньше не были обязаны использовать штапельную продукцию в своем делопроизводстве, поэтому данные законодательные послабления их не коснулись. В 2018 году факт наличия собственной печати у частного предпринимателя определяется его личным желанием и представлением о собственном статусе.

Любая штемпельная продукция организации относится к категории особо охраняемых объектов. Хранение и надлежащую сохранность печати обеспечивает исключительно одно лицо. В небольших организациях таким лицом является директор компании. На крупных производствах лицо, ответственное за сохранность печати, должно быть назначено соответствующим специальным распоряжением руководства. Хранятся печати в специальном сейфе. Доступ к сейфу имеет ограниченный круг лиц.

Любая документация фирмы, вне зависимости от важности деловых бумаг и их назначения, должна быть завизирована при помощи оттиска соответствующего штемпельного изделия.

Деловая бумага не будет иметь юридической силы, если на ней отсутствует оттиск штемпеля с реквизитами фирмы и другой информацией. По этой причине доступ к штемпельной продукции строго ограничен.

Использование штемпельной продукции компании в целях, которые не соответствуют действующему законодательству, должно быть полностью исключено. Необходимо обеспечить ее хранение и исключить доступ к ней посторонних лиц.

К сожалению, довольно распространенной практикой является передача печати одним лицом другому без оформления надлежащей документации. Следует иметь в виду, что лицу, ответственному за хранение печати , труднее будет доказать свою невиновность в случае возникновения внештатной ситуации или в случае использования печати в корыстных целях при совершении мошеннических операций.

В некоторых случаях, акт приема-передачи печати может быть составлен только в двух экземплярах, каждый из которых получат представители сторон - участники передачи.

В таком случае достаточно сделать отметку в Журнале учета печатей и штампов управляющей компании. В журнале принимающей стороны должна быть сделана аналогичная запись.

ПРИМЕР

Сотрудник административно-хозяйственной части получил в свое распоряжение новую печать, которую специально изготовили. Со временем возникла необходимость передать печать главному бухгалтеру той же компании. Как оформить эту процедуру?

Необходимо поставить штемпельную продукцию на учет и сделать об этом соответствующую запись в журнале учета.

Главный бухгалтер, которому передается штемпель, должен расписаться в специальной графе и поставить дату получения.

Подпись является фактом подтверждения получения печати. Ответственность за использование и хранение печати с этого момента лежит на главном бухгалтере.

Полезная статья: Сведения о том, как составить акт приема-передачи печати и много других ценных советов можно найти в статье « ».

Шаблоны документов упростят вашу работу и сэкономят время. Шаблоны каких документов должны быть в организации? Обычно создаются шаблоны для документов, которые часто используются: писем, приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок. В качестве примера создадим шаблон приказа по основной деятельности. Шаблоны приказов и распоряжений не отличаются по составу и расположению реквизитов. Поэтому на основе шаблона приказа можно создать шаблон распоряжения.

Какие требования нового ГОСТа нужно учитывать для шаблонов

При оформлении реквизитов шаблонов мы будем руководствоваться рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ), который вступает в силу 1 июля 2018 года. Основные рекомендации ГОСТа, которые пригодятся для создания шаблонов. В приложениях В6 и В7 ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены образцы оформления приказов и распоряжений. Состав реквизитов приказа для оформления шаблона:
– Эмблема (02);
– Наименование организации – автора документа (05);
– Наименование вида документа (09);
– Дата документа (10);
– Регистрационный номер документа (11);
– Место составления (издания) документа (13);
– Заголовок к тексту (17);
– Текст документа (18);
– Подпись (22).

Полужирным шрифтом можно выделить реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту», «Подпись», а также фрагменты текста

Задайте размеры полей документа по правилам ГОСТа:
левое поле – 20 мм (для документов со сроком хранения более 10 лет – 30 мм), правое поле – 10 мм, верхнее поле – 20 мм, нижнее поле – 20 мм. Для этого на вкладке «Разметка страницы» нажмите кнопку «Параметры страницы». В открывшемся диалоговом окне задайте параметры полей и нажмите «ОК».

Оформите заголовочную часть. Поместим заголовочную часть приказа в таблицу. В таблице мы разместим следующие реквизиты: «Эмблема», «Наименование организации – автора документа», «Наименование вида документа», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Место составления (издания) документа».

Добавьте таблицу из четырех строк и трех столбцов. В первой строке объедините ячейки и по центру разместите эмблему организации. Под эмблемой в этой же строке через 1 междустрочный интервал укажите полное наименование организации и в скобках краткое, если оно есть. Во второй строке объедините ячейки, прописными буквами укажите вид документа и выделите его полужирным шрифтом. Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» располагаются на одной строке. Разместите их в третьей строке таблицы, в левой и правой ячейках соответственно. Реквизит «Место составления (издания) документа» разместите строкой ниже (рис. 1).

Рис. 1. Заголовочная часть приказа с видимыми границами таблицы

Сделайте границы таблицы невидимыми. Для этого кликните правой кнопкой мыши по таблице и нажмите «Границы и заливка...». Выберите тип «Нет» и нажмите «ОК». Аналогичным способом в таблице ниже можно разместить реквизит «Подпись».

Добавьте поля форм для переменных реквизитов. Теперь добавим несколько полей форм для переменных реквизитов и зададим параметры их заполнения. Формы удобно использовать в шаблонах документов – можно задать определенный формат для их заполнения, а также защитить данные от удаления.

Обратите внимание!

Регистрационный номер документа может быть цифровым или буквенно-цифровым

Активируйте вкладку «Разработчик», так как именно на ней расположены необходимые опции для работы с формами, но по умолчанию она активна не во всех версиях MS Word. Кликните мышкой по вкладке «Файл», далее – «Параметры». В открывшемся окне «Параметры Word» нажмите команду «Настроить ленту». Далее настройте ленту «Основные вкладки»: поставьте галочку в поле «Разработчик» и нажмите «ОК».

Теперь установите курсор в то место в документе, где вы хотите разместить реквизит, – например, в ячейку реквизита «Дата документа». На вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку с подсказкой «Инструменты из предыдущих версий». На появившейся панели «Формы предыдущих версий» нажмите кнопку «Поле (элементы управления формами)» (рис. 2). Добавленное поле формы будет выглядеть как серый прямоугольник.

Рис. 2. Панель «Формы из предыдущих версий»

Мы добавили форму «Текстовое поле». В текстовом поле может быть обычный текст, число, дата, время и даже формулы. Теперь зададим параметры этой формы. Дважды щелкаем мышкой по полю формы. Откроется диалоговое окно «Параметры текстового поля» (рис. 3). Поскольку эта форма для заполнения реквизита, то тип данных указываем «Дата», а формат даты – dd.MM.yyyy, по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Далее ставим галочку «разрешить изменения» – тогда специалисты, которые будут работать с шаблоном, смогут заполнять поля после того, как мы ограничим редактирование. Об этом речь пойдет позже. Нажимаем «ОК». Теперь в это поле можно внести только дату арабскими цифрами.

Рис. 3. Диалоговое окно «Параметры текстового поля»

Чтобы заполнить «Регистрационный номер документа», вставляем текстовое поле аналогичным способом. Но параметры этого поля будут несколько иными. Выберите тип данных «Обычный текст», а в поле «Текст по умолчанию» укажите, какую именно информацию необходимо внести в это поле. Нажмите «ОК». Теперь поле при наведении на него мышки будет выглядеть так: . Таким же образом добавляем поля для реквизитов приказа «Заголовок документа», «Подпись» и задаем соответствующие параметры.

Осталось добавить реквизит «Текст документа». Для этого реквизита мы используем другую форму – «Форматированный текст». Это поле удобно тем, что в него можно вносить текст, состоящий из нескольких абзацев. Мы разобьем реквизит на несколько полей: поле для заполнения констатирующей части приказа и поле для заполнения распорядительной части. На вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку «Элемент управления содержимым “Форматированный текст”» (рис. 4). Поле будет выглядеть следующим образом: Место для ввода текста .

Рис. 4. Диалоговое окно «Свойства управления содержимым»

Задайте параметры этого поля – для этого кликните по нему мышкой и на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку «Свойства». Откроется диалоговое окно «Свойства элемента управления содержимым». Задайте параметры поля и нажмите «ОК» (рис. 4).

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», поэтому мы его внесем в шаблон текстом без использования полей форм, так как это слово остается неизменным. Окончательный вариант шаблона приказа (рис. 5).

Рис. 5. Шаблон приказа

С 2016 года не требуется коммерческим компаниям, которые могут работать в любом направлении деятельности, пользоваться какими-либо штампами или печатями. Необходимость в этом может быть указана только в учредительных документах данной организации, но это решение принимается добровольно учредителями.

ИП вовсе не должны применять эти элементы в работе, поэтому оформление печати всегда осуществлялось добровольно, причем обычно это требовалось в ситуации, когда печать должна была ставиться на других документах контрагентов.

Если же печать сделана, то она должна правильно храниться, чтобы ею не могли воспользоваться мошенники. Поэтому при передаче или приемке печатей или штампов составляется специальный акт.

Важно! Если компания или ИП принимает решение о применении печати во время работы, то важно грамотно охранять этот элемент, поэтому его содержание и хранение должны осуществляться по определенным правилам.

Обычно назначается определенный работник компании, на которого возложена ответственность за сохранность и использование печатей или штампов. Часто для этого выбирается директор фирмы или иной специалист, занимающий высокую должность в организации, причем назначается он ответственным специальным приказом руководства.

В каком порядке осуществляется изготовление печати для ИП и что для этого нужно вы узнаете .

Нередко для печати и штампов компанией приобретается специальный сейф, доступ к которому имеет только ограниченное количество сотрудников.

Если требуется передать печать другому лицу для использования, то непременно формируется специальный акт приема-передачи. В нем указывается дата и время передачи данного элемента, а также прописывается, кому именно он передается.

Важно! Печать предоставляет возможность визировать разные документы компании, причем без оттиска, на котором указываются реквизиты организации, многие бумаги легко признаются недействительными, поэтому каждая компания должна заботиться о сохранности печати, а также о том, чтобы к ней был ограничен доступ.

Юридические тонкости составления акта приема-передачи рассмотрены в этом видео:

Кто и когда формирует этот акт

Акт, на основании которого принимается или передается печать или штампы, составляется в разных ситуациях:

• ответственное лицо, которое обязано содержать и хранить эти элементы, временно отсутствует на рабочем месте, так как может быть в отпуске, на больничном или в командировке, поэтому перед уходом с работы он передает их другому лицу;
• назначается новый сотрудник компании, на которого возлагается ответственность по хранению и содержанию этих предметов, так как прежний специалист мог уволиться или вовсе руководство потеряло к нему доверию;
• при определенных ситуациях разрешается передавать печать для применения иной организации для заверения различной документации.

Составлением этого документа занимается две стороны, одна из которых является лицом, владеющим печатью, а другая представлена человеком, получающим ее. Каждый сотрудник должен подписаться в акте, а также проверить, что в него внесены только достоверные и актуальные данные.

Правила и этапы передачи печати или штампа

Допускается передача этих элементов в разных ситуациях, но чтобы это было законно и безопасно, должны учитываться основные правила и нюансы этого процесса. К ним относится:

• обычно передача этих ценностей осуществляется между учредителями предприятия и юристами, заместителями и ответственными лицами. Как составить другому лицу – читайте по ссылке;
• допускается передать документ сотруднику, который отправляется в командировку, а при этом требуется во время поездки заверять какие-либо бумаги, но в этом случае составляется не только акт, но и доверенность;
• при составлении акта указывается, когда осуществляется этот процесс, от кого и кому передаются ценности, а также цель процедуры;
• храниться этот документ в компании должен не меньше трех лет, чтобы не возникало в будущем каких-либо споров относительно того, что печать тем или иным лицом применялась незаконно.

Важно! Перед составлением данного акта должно быть получено разрешение на передачу печати от руководства компании, так как ответственное лицо, назначенное для хранения и содержания ценностей, должно выполнять все необходимые меры для их защиты.

Форма акта приема-передачи печати и штампа

Отсутствует строго определенная и унифицированная форма, по которой создается этот документ, но желательно пользоваться образцами, чтобы он содержал все необходимые сведения. Каждая компания обладает возможностью самостоятельно разработать оптимальный внешний вид акта.

Независимо от формы документа, в нем должна иметься оптимальная структура:

• в самом начале и посередине указывается наименование документации;
• приводится суть акта;
• фиксируется факт того, что печать была принята и передана, причем прописывается в этом случае название компании, основание для процесса, а также ФИО и должности лиц, участвующих в процедуре;
• далее приводятся основания для составления акта и ссылка на соответствующий приказ, который может быть заменен распоряжением;
• ниже ставится оттиск передаваемой печати и указывается срок, на который она передается другому лицу;
• в конце заверяется документ подписями сторон, причем с обязательной расшифровкой.

При использовании такой структуры не возникнет ситуации, при которой документ может быть оспорен.

Правила и этапы составления документа

При формировании акта выполняются действия:

• вписывается наименование компании, на которую оформлена печать. вы узнаете, может ли ИП работать без печати;
• указывается должность и ФИО сотрудника, который хранит ценность и передает ее другому лицу;
• отражается, по какой причине она отдаетс;
• указывается дата передачи печати;
• ставится ее оттиск;
• внизу расписываются оба сотрудника, участвующие в передаче.

Важно! После подписания акта вся ответственность за печать или штамп переходит другому лицу.

Как избежать ошибок

Чтобы акт был составлен грамотно, учитываются основные правила его формирования:

• допускается пользоваться для этих целей не только фирменным бланком, но и стандартным листом формы А4;
• разрешено заполнять документ вручную или в печатном виде;
• делается он в трех экземплярах, так как один остается у бывшего ответственного лица, другой передается новому владельцу, а третий остается в архиве предприятия;
• после передачи печати или штампа обязательно регистрируется документ в журнале;
• хранится акт не меньше трех лет;
• особенно много внимания при заполнении документа уделяется причине, по которой производится передача ценностей, так как она должна быть уважительной и одобренной руководством;
• процесс должен осуществляться с разрешения руководителя фирмы, поэтому в акте должна быть ссылка на соответствующий приказ или распоряжение.

Заключение

Таким образом, если печать передается от одного сотрудника другому, данный процесс непременно должен фиксироваться специальным документом.

Как правильно вести на предприятии и кто обязан его заполнять – читайте по ссылке.

Акт выступает подтверждением того, что все действия выполнялись с разрешения руководства фирмы, а также не будут использоваться ценности в каких-либо мошеннических действах. Хотя отсутствует строгая форма документа, лучше всего формировать его с учетом правильной структуры и оптимальных правил.

В чем особенности акта-приема передачи и по каким правилам его составляют – смотрите в этом видео:

На любом из коммерческих либо государственных предприятий, а также в любой организации печати и штампы нужно особо контролировать. Их необходимо доверять одному лицу, которое в состоянии нести ответственность за хранение и использование этих важных инструментов, отслеживать их перемещение, а также осуществлять контроль за соблюдением формальностей, касающихся надлежащего их применения.

Одним из документов, на основании которых осуществляется перемещение материальных ценностей, служит акт приёма-передачи печатей и штампов. Находящиеся в распоряжении одного должностного лица, печати и штампы могут переходить во временное пользование другого должностного лица, работающего в данной организации.

Как составить акт

Акт создаётся для того, чтобы задокументировать процесс приёма-передачи этих инструментов делового оборота. Каждая организация обеспечивает составление акта приёма-передачи в произвольной форме, а, точнее, она уже разработана и регулярно применяется. Однако хотя акт составляется, учитывая основные требования, у него имеются специфические особенности, являющиеся следствием того, что этот внутренний документ необходим, чтобы соблюдать общеустановленные правила.

Образец и пример акта приема-передачи печати

При составлении акта очень важно соблюдать все формальности. К одному из главных пунктов этого документа относится внесение фамилии, имени и отчества, а также должности сотрудника, у которого передающиеся материальные ценности были на ответственном хранении. Дальше указывается причина, послужившая основанием для передачи ТМЦ (это может быть отпуск, командировка или снятие должностного лица с занимаемой должности).

Кроме того, в акте должны содержаться сведения о должностном лице, которому передают штампы и печати на период отсутствия их основного держателя. Очень важно также точно указать период времени, в течение которого этими ценностями будет распоряжаться другое должностное лицо.

После завершения оформления акта приёма-передачи этот документ необходимо заверить передаваемой печатью. Обязательный атрибут составленного документа – подпись руководителя предприятия (организации), которая подтверждает передачу имущества.

Должностное лицо, на которое возложили ответственность за распоряжение штампами и печатями, отвечает за надлежащее их использование. Во избежание спорных ситуаций, хранение акта приёма-передачи осуществляется в течение трех лет.

(Размер: 25,0 KiB | Скачиваний: 7 167)