Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.

29 июня 2017 г. 12:55

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД(системе электронного документооборота) и не вызывает опасений. Теперь перед нами появились новые возможности, которые дают ещё больше перспектив для перехода на полностью электронные документы. Однако вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство несовершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и ещё имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ - , хранить его и судами он .

Сейчас самое время, чтобы решиться на переход на электронные документы, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.

Юридическая значимость электронного документа

Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Но электронные документы завоёвывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид .

Однако имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

• журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
• журнал учета приказов о приёме на работу;
• форма Т-60 (записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику);
• форма Т-61 (записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
• табель учёта рабочего времени и т.д.

Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств , обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.

При переходе на электронные документы необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по .

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)

Вид документа	Назначение документа	Дополнительная информация
Счёт-фактура		Электронный счёт-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счёт-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учёта и книгах покупок и продаж, а также храниться в электронном виде не менее 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ должно содержать идентификатор оператора электронного документооборота. У продавца и покупателя должны быть одинаковые счёт-фактуры (либо только электронные, либо только бумажные). Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 счёт-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года.
Книга покупок	Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету (возмещению) в порядке, установленном НК РФ.	Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов. Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 . Хранить необходимо не менее 4 лет (с момента внесения последней записи). Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@
Книга продаж	Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налогов.
Журнал полученных и выставленных счетов-фактур	Отчётный документ по налогу на добавленную стоимость (НДС), в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры.	Независимо от первоначального оформления (на бумаге или в электронном виде) в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде. Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного журнала, если в нём после отправки в контролирующий орган обнаружилась ошибка. Однако большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами.
Дополнительный лист Книги покупок		Аналогично книгам покупок и продаж.
Дополнительный лист Книги продаж	Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка
		С 1 июля 2017 не применяется.
		Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 корректировочные счета-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года. С 1 июля формируются согласно приказу ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189 .
Документ о передаче товара при торговых операциях	Документ оформляет приёмку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений купли-продажи.	Действует согласно приказу ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@
Документ о передаче результатов работ (об оказании услуг)	Документ, оформляющий приёмку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг)	Действует согласно приказу ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@
Счёт-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счёт-фактуру	Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке. УПД заменяет: Счёт-фактуру; Первичный документ: накладная/акт; Комплект документов: счёт-фактура + накладная/акт.	В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если УПД применяется как первичный документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота. Если же УПД используется как счёт-фактура и первичный документ, то тогда без оператора ЭДО не обойтись.
Корректировочный счёт-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счёт-фактуру	Универсальным корректировочный документом, можно использовать сразу в нескольких целях: для корректировочных счетов-фактур; при корректировании первичных документов; при корректировании первичных документов, включающих в себя счёт-фактуру (универсальных передаточных документов).	В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если новый формат используется только с функцией документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (УКД со статусом "2"), то он включает также файл обмена для представления информации продавца и файл обмена для представления информации покупателя, которого (в зависимости от положений ГК РФ) может и не быть. При этом в файле обмена информацией продавца будет отсутствовать корректировочный счёт-фактура и, соответственно, такой файл будет подписываться только электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни.
Ответ на требование о представлении пояснений	Ответ предоставляется на предусмотренное статьёй 88 Налогового кодекса РФ право налоговой инспекции по результатам камеральной проверки декларации и других документов, в которых содержится информация о налоге на добавленную стоимость и вычетах налогоплательщика за отчётный период, истребовать пояснения к декларации по НДС.	С 1 января 2017 года ответ на требование о пояснениях по НДС придётся представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьёй 88 Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ . За непредставление (или несвоевременное представление) пояснений предусмотрен штраф в размере 5000 рублей.

Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)

Вид документа	Назначение документа	Дополнительная информация
Счёт-фактура	Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.	Описано выше
Товарно-транспортная накладная	Основание для подтверждения расходов на перевозку товара. Оформляется в некоторых случаях, в том числе, если доставка товаров осуществляется сторонней организацией	Оформляется совместно с УПД при перевозке грузов и заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному — для грузополучателя и грузоотправителя и 2 — для транспортной компании. С 1 июля 2017 никаких изменений не претерпевает. На данный момент наличие бумажного экземпляра является обязательным. Однако подавать в контролирующие органы можно по средствам ТКС. Необходимо отметить, что перевод в электронный вид данного документа является важным вопросом для транспортных компаний. На данный момент есть даже предложения по улучшению процесса обмена ТТН, с ними вы можете ознакомиться в статье
Акт приёмки-сдачи работ (услуг)	Подтверждает факт выполнения работ (услуг).	Описано выше
Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация	Основной документ, оформляемый при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Служит основанием для пропуска через границу.	Ошибки, помарки, подчистки исключены. Если при заполнении декларации вы допустили ошибку, можно зачеркнуть неправильные данные, а над ними указать верные. Каждая поправка заверяется подписью, печатью декларанта. Рекомендуется оформлять в электронном виде, чтобы избежать ситуаций описанных выше (которые могут повлечь за собой возврат декларации на доработку, в том числе из-за неразборчивого почерка). При использовании электронной формы декларирования лицо, декларирующее товары, заявляет в электронной форме сведения, подлежащие указанию в таможенной декларации, а также представляет сведения из документов, необходимых для таможенного оформления товаров в соответствии с выбранным таможенным режимом, таможенному органу посредством электронного способа обмена информацией. Применяется согласно приказу ГТК РФ от 30.03.2004 № 395
Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации	Используется при вывозе товаров с таможенной территории.	Аналогично грузовой таможенной декларации/транзитной декларации.
Спецификация (калькуляция, расчёт) цены (стоимости)	Документ, который точно, полностью и в поддающейся проверке форме определяет требования, устройство, поведение или другие особенности системы, компонента, продукта, результата или услуги, а также процедуры, способные определить, были ли выполнены эти условия. Используется для определения затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств.	Особенностей не выявлено.
Товарная накладная (ТОРГ-12)	Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учёта соответствующих операций.	Описано выше
Дополнение к договору	Составляющее неотъемлемую часть договора дополнение или приложения к нему. Дополнения к договору, как правило, изменяют существенные условия договора и подписывается либо одновременно с договором, либо позднее, в процессе исполнения сделки.	В первую очередь сторонам необходимо заключить между собой два дополнительных соглашения. В первом будет описан способ обмена документами, который выберут стороны (на сегодняшний день одним из наиболее безопасных вариантов можно назвать обмен через сервисы операторов электронного документооборота). Во втором соглашении необходимо указать вид ЭП, которую договорились использовать стороны и приравнивают её к собственноручной подписи. Если стороны договорились об использовании усиленной квалифицированной подписи, то второе соглашение заключать не нужно, так как данный вид ЭП приравнивается к собственноручной подписи и печати организации. Договоры могут заключаться либо в электронной, либо в бумажной форме. Так, в соответствии с законодательством и практикой работы электронных торговых площадок при оформлении госзаказа по результатам открытого аукциона может заключаться исключительно электронный договор. Но если заказ был размещен другим способом, возможно оформление бумажного варианта.
Договор (соглашение, контракт)	Соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей
Корректировочный счёт-фактура	Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объёма) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.	Описано выше
Отчет НИОКР	Отчет о проведении работ, направленных на получение новых знаний и практическое применение при создании нового изделия или технологии.	В письме № ЕД-4-3/5206@ от 26.03.2013 ФНС напомнила, что если налогоплательщик имеет право учесть затраты на НИОКР с применением коэффициента 1,5, то декларацию по налогу на прибыль он должен сопроводить отчётом о НИОКР. Отчёт о выполненных НИР представляется налогоплательщиком в отношении каждого научного исследования и опытно-конструкторской разработки (отдельного этапа работы) и должен соответствовать общим требованиям, установленным национальным стандартам к структуре оформления научных и технических отчётов (в частности, ГОСТ 7.32-2001). Для представления её в налоговые органы необходимо воспользоваться документооборотом по осуществлению письменных обращений абонентов (приложение № 5 к приказу ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@). ФНС также рекомендует представлять отчёт о НИР после получения от налогового органа квитанции о приёме декларации по налогу на прибыль.

После вступления в силу Приказа ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 1 июня 2017. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.

Приведённый в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.

Вместо вывода

Чтобы успевать в ногу со временем, необходимо всегда идти, а порой и бежать рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был лёгкой прогулкой, нужно использовать все доступные инструменты. В данном случае самым важным инструментом являются система электронного документооборота (внутренний) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить безбумажную работу. Именно с их поддержкой ваш переход на электронные документы будет безболезненным.

НК РФ (актуальной и для «упрощенцев») сказано, что расходы, учитываемые для целей налогообложения, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Налоговым кодексом не установлен конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные налогоплательщиком расходы. Поэтому подтверждением данных налогового учета являются первичные документы, отвечающие требованиям законодательства о бухгалтерском учете (на этот нюанс Минфин обратил внимание в письмах от 22.06.2016 № 03-07-11/36393, от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458). Иными словами, «первичка» помимо основной функции – учета и оформления фактов хозяйственной жизни – играет важную роль в налоговом учете. Несмотря на то, что проблеме оформления первичных документов посвящено немало материалов (в том числе в нашем журнале), по этой теме всегда возникают вопросы. Ответы на некоторые из них мы дадим сегодня с учетом разъяснений официальных органов.

Правила оформления первичных документов

При составлении первичных документов хозяйствующий субъект должен соблюдать прежде всего правила, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ). Именно в этой статье закреплено требование оформлять каждый (!) факт хозяйственной жизни первичным учетным документом. Кроме того, названной статьей определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать такой документ (п. 2):

наименование документа;

дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;

подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Частью 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ предусмотрена возможность составления учетного документа в электронной форме.

Существенный момент : законодательством о бухучете предусмотрена возможность оформления первичных учетных документов на бумаге и (или) в электронном виде. Получается, что Закон № 402-ФЗ не требует одновременного наличия первичного бумажного и электронного документов. Словом, хозяйствующий субъект вправе самостоятельно выбрать, в каком виде оформлять учетные документы и обмениваться ими с контрагентами – в бумажном или электронном, поскольку ни один из них Законом № 402-ФЗ не назван в качестве приоритетного (при условии, что они оформлены и подписаны с учетом требований действующего законодательства). Правда, требования налогового и бухгалтерского законодательства различаются.

Нюансы оформления электронных первичных документов

Чтобы документ, составленный в электронном виде, был равнозначен бумажному документу, он должен содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа (их перечень приведен выше) и электронную подпись (ЭП).

Напомним: действующим законодательством предусмотрено применение для подписания электронных документов подписей трех видов – простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной.

В силу п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ виды ЭП, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Однако стандарт, положения которого определяли бы, какой подписью (из трех вышеупомянутых) необходимо подписывать электронные первичные документы, до сих пор не принят. В действующих ПБУ ничего не говорится о видах электронной подписи, которые нужно использовать для подписания первичных документов.

В связи с этим Минфин в целях бухгалтерского учета и налогообложения допускает возможность подписания «электронной» первички любой предусмотренной Законом № 402-ФЗ электронной подписью (см., например, Письмо от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176).

Для бухгалтерского учета подобное допущение финансистов, пожалуй, справедливо.

Обратите внимание: для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухучета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее), и Правила, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (см. приложение к Письму Минфина России от 22.01.2016 № 07-04-09/2355).

Но не для налогового учета. По данному вопросу следует учесть недавние разъяснения чиновников Минфина в Письме от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248. Они подчеркнули, что отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Так, условия признания электронных документов, заверенных ЭП, равнозначными бумажным документам, содержащим собственноручную подпись лиц, их оформивших, определены в ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

К примеру, из п. 1 названной статьи следует, что электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП , принимается к исполнению или к сведению наравне с бумажным документом практически во всех случаях , кроме ситуации, когда требование о составлении именно бумажного документа закреплено федеральными законами и нормативными правовыми актами. А пунктом 2 определены условия признания электронного документа, подписанного простой или неквалифицированной ЭП , равнозначным бумажному документу в соглашении между участниками электронного взаимодействия. Условий два:

1. При использовании простой ЭП в соглашении должны быть прописаны правила (ст. 9 Закона № 63-ФЗ) определения лица, подписывающего электронный документ, а также обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

2. При использовании неквалифицированной ЭП соглашение должно предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Таким образом, при организации электронного документооборота между «упрощенцем» и его контрагентами стороны вправе использовать любой вид электронной подписи (например, простую ЭП). Для взаимодействия с контрагентами (оформления документов по сделкам) такой подписи вполне достаточно. При этом в Налоговом кодексе не содержится никаких дополнительных требований к оформлению первичных документов в электронном виде.

В то же время случаи , в которых информация в электронной форме, подписанная простой ЭП, признается электронным документом,равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в Налоговом кодексе не определены (см. Письмо № 03-03-06/1/85248). Но! В нем прямо назван ряд случаев, когда налогоплательщики обязаны применять квалифицированную ЭП , например:

при электронном взаимодействии с налоговыми органами (направлении информационных сообщений) (п. 5.1, 7 ст. 23 НК РФ);

при направлении заявлений о возврате (зачете) сумм налогов (ст. 78, НК РФ);

при сдаче налоговой отчетности, отчетов по страховым взносам (п. 1, 5 ст. 80, п. 1 ст. 431 НК РФ).

Исходя из приведенных норм в совокупности, Минфин в Письме № 03-03-06/1/85248 пришел к выводу, чтодокумент, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе .

Обратите внимание: электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП , являет собой надлежащее документальное подтверждение расходов налогоплательщика, учитываемых при налогообложении. Но лишь в случае, если действующим законодательством не предусмотрено обязательное составление бумажного документа.

Таким образом, для целей налогового учета явный приоритет имеет лишь одна из трех возможных ЭП – усиленная квалифицированная ЭП . Значит, у «упрощенца» нет права выбора применения того или иного вида ЭП для налогового учета.

Обратите внимание: в НК РФ закреплено право должностного лица налоговой инспекции, проводящего налоговую проверку, истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. При этом в п. 2 оговорена возможность представления электронных документов (по каналам ТКС). Однако в электронной форме можно представить только те документы, форматы передачи которых по каналам ТКС утверждены ФНС (см. Письмо ФНС России от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@). Например, договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения); акт приемки-сдачи работ (услуг); товарно-транспортную накладную; товарную накладную (ТОРГ-12). Соответственно, если электронный формат для передачи того или иного первичного документа, подтверждающего расходы налогоплательщика, не утвержден ФНС, такой документ представляется на бумажном носителе в виде заверенной копии (см. Письмо ФНС России от 29.02.2016 № СД-3-3/808).

Законно ли факсимиле на первичных документах?

Ранее упоминалось, что одним из обязательных реквизитов при оформлении первичного документа является подпись лица (лиц), предусмотренного п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (лиц). Способ проставления такой подписи – собственноручно (механически) или посредством факсимиле – Законом № 402-ФЗ не оговаривается. Вместе с тем не содержится в нем и прямого запрета на применение факсимильной подписи при оформлении первичных документов. Ведь преимущество последнего способа неоспоримо, особенно в ситуации, когда налогоплательщику ежедневно приходится оформлять большое количество «первички».

Для предметного разговора, полагаем, имеет смысл пояснить, что такое факсимиле. Например, в Постановлении Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 понятие «факсимиле» определено как клише, то есть точное воспроизведение подписи средствами фотографии и печати. А в п. 2 Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России закреплено, что факсимиле является аналогом оригинальной личной подписи лица, сделанным механическим способом.

Контролирующие органы, как правило, возражают против использования факсимиле на первичных документах. Очередное напоминание об этом сделано в недавнем Письме Минфина России от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951. Ранее, в Письме от 13.04.2015 № 03-03-06/20808, финансисты также указывали на то, что действующее законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов, на них должна стоять личная подпись ответственного лица.

Однако свой запрет чиновники никак не обосновывают, лишь настаивают, что на документе должна стоять личная подпись лица, которое его оформило. Правда, упоминание именно о личной подписи содержалось в ст. 9 Закона № 129-ФЗ – предшественника Закона № 402-ФЗ. В действующем же нормативном акте говорится о подписи без упоминания о ее личностной принадлежности. Но ссылка на утратившую силу норму финансистов ничуть не смущает.

Впрочем, даже в случае сохранения указания об обязательности личной подписи на документе в пп. 7 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ это указание, по нашему мнению (учитывая вышеприведенные определения понятия «факсимиле»), нельзя однозначно толковать так, что подпись должна проставляться собственноручно или механически.

Неслучайно судебная практика по данному вопросу складывается неоднозначно.

К примеру, на возможность использования факсимильной подписи для оформления «первички» указано в Определении ВС РФ от 29.03.2017 № 307-КГ17-1822 по делу № А42-3320/2015. Об отсутствии в налоговом законодательстве запрета на факсимильное воспроизведение подписей на первичных документов говорится в Постановлении АС ВВО от 09.02.2016 № Ф01-6109/2015 по делу № А29-3865/2015.

Но есть судебные акты, гласящие, что первичные документы, подписанные с использованием факсимиле, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Так, арбитры АС МО в Постановлении от 06.04.2015 № Ф05-3258/2015 по делу № А40-4051/14 отметили, что использование факсимиле не относится к надлежащим способам оформления документов первичного и налогового учета. Вторят им судьи АС МО, указавшие в Постановлении от 10.05.2016 № Ф05-5570/2016 по делу № А40-5400/15, что законодательство о бухгалтерском учете предусматривает прямой запрет на использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов, влекущих финансовые последствия. О том, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, сообщается и в Постановлении АС УО от 19.08.2016 № Ф09-7693/16 по делу № А71-6027/2015 (Определением ВС РФ от 19.12.2016 № 309-КГ16-16803 оставлено в силе).

Со своей стороны добавим, что сам по себе факт визирования первичных документов факсимильной подписью не может являться достаточным основанием для утверждения об отсутствии документального подтверждения расходов, понесенных налогоплательщиком. Но в любом случае на такие документы налоговики обратят внимание (см., например, Постановление АС ЦО от 16.11.2017 № Ф10-4607/2017 по делу № А09-15640/2016).

Обратите внимание: для формирования данных налогового учета необходимы надлежащим образом составленные документы, подтверждающие понесенные «упрощенцем» расходы. В связи с этим «упрощенцу» безопаснее ставить «живую» личную подпись на первичных документах, иначе возможны претензии со стороны налоговых органов и свою позицию придется отстаивать в суде.

Первичные документы: «заменить нельзя исправить»

В Письме от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 Минфин отметил, что Законом № 402-ФЗне предусмотрена полная замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым, корректным документом в случае обнаружения ошибок в первичном документе. Впрочем, запрета на подобные действия тоже нет. Кстати, в Налоговом кодексе также нет запрета на внесение недостающих сведений в первичные документы и их исправление путем полной замены на новые документы с теми же реквизитами в соответствии с требованиями законодательства. На данный нюанс АС ПО обратил внимание в Постановлении от 24.05.2017 № Ф06-20469/2017 по делу № А72-5811/2016.

Арбитры считают возможной подобную замену. Так, в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.02.2013 по делу № А64-3569/2012 отмечено: закон (в данном случае речь идет о Законе № 129-ФЗ) не исключает права субъекта и его контрагентов вносить исправления в первичные документы, составленные с нарушением установленного порядка либо содержащие недостоверные сведения о совершенных хозяйственных операциях, и не запрещает субъекту устранять несоответствие первичных документов требованиям бухгалтерского законодательства путем внесения в неправильно оформленный документ исправлений, его переоформления, замены на оформленный в установленном порядке и представлять переоформленные первичные документы в налоговый орган или в суд для обоснования правомерности понесенных расходов.

Таким образом, если не замена, то корректировка и внесение исправлений в «первичку» – возможны. Подобное право субъектов закреплено в п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Этой же нормой оговорено, что исправлению подлежит не всякий документ. Например, нельзя изменить кассовые и банковские документы (п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Вместе с тем механизм внесения исправлений в первичные документы в п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ прописан нечетко (что в итоге и стало поводом для споров о порядке исправления «первички»), в нем установлены лишь минимальные требования к содержанию исправленного первичного документа. По сути, в данном пункте изложены основные правила корректурного способа внесения исправлений, порядок осуществления которого приведен в разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее – Положение) – исправления нужно сопроводить указанием даты их внесения и сведений о лице, сделавшем их.

Между тем отсутствие в Законе № 402-ФЗ детализированного порядка внесения исправлений в первичные учетные документы позволяет субъектам разработать такие правила самостоятельно и закрепить их в учетной политике. На практике распространены два способа внесения исправлений в «первичку».

* Данный способ, предусмотренный разд. 4 Положения, применяется в отношении документов, составленных вручную или автоматизированным способом (то есть при помощи специализированных бухгалтерских программ, например «1С»). В последнем случае, несмотря на электронный метод создания документа, он таковым, по сути, не является, поскольку в документообороте субъекта используется как обычный бумажный.

** Этот метод не следует применять при исправлении двусторонних документов, поскольку изменения должны быть внесены в оба экземпляра. Одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит закону и не влечет правовых последствий (см., например, Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 по делу № А43-27322/2014). Неудобен он и при внесении в документ нескольких исправлений – в этом случае документ становится нечитаемым.

* Названный метод основан на способе внесения исправлений по аналогии с утвержденным порядком составления исправленных счетов-фактур. Название – новый (корректирующий) документ – взято из Рекомендаций Фонда НРБУ БМЦ Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы». Правда, по смыслу анализируемого вопроса и с учетом используемой аналогии со счетами-фактурами в этом случае правильнее говорить о новом (исправленном) документе. Фактически при данном методе составляется новый первичный документ взамен неправильного.

Существенный момент : вышеупомянутые способы внесения исправлений применяются только в отношении бумажной «первички». Ошибки в электронных документах в силу технических особенностей их составления нельзя исправить корректурным способом. Единственным возможным способом их устранения является составление нового (корректирующего) электронного документа.

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота	Минусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита	Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.

На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Удостоверяющий центр:

1. создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
2. устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
3. аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
4. выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
5. ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
6. устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
7. создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
8. проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
9. осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
10. осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.

Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:

1. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
2. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).

В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2 /149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2 /169@».

К таким документам относятся:

1. требования о представлении пояснений;
2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
4. налогового уведомления;
5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

Во-первых , необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Во-вторых , необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

В-третьих , необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

В-четвертых , нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи
СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи
Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи

В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.